Bestyrelsesmøde referater 2021

 

Referat af bestyrelsesmøde i Roskilde Pilgrimsforening onsdag 5. maj 2021

Deltagere: Helene, Karin, Maiken (ref), Paul og Tom

 Dagsorden:

1)  Valg af dirigent, bliver kun valgt ved behov. Referent Maiken blev valgt. Sidste referat blev godkendt med følgende rettelser: Under punkt 5 Evaluering af arrangementer siden sidst: Indkomne forslag fra medlem på Generalforsamlingen: Der stod i referatet: Forslag om foredrag i samarbejde med biblioteket. Det var forkert formuleret, der burde retteligt have stået: Forslag om foredrag på biblioteket.

 

Det blev under dette punkt besluttet, at referaterne fra bestyrelsesmøderne fremover fremsendes til deltagerene inden for 10 dage. Derefter har bestyrelsen 10 dage til at komme med bemærkninger. Derefter betragtes referatet som godkendt og lægges ud på hjemmesiden.

 

2)  Siden sidst: orientering, regninger m.m. Karin har møde med Martin Ishøj kommende tirsdag, der skal planlægges kommende Naturvandringer.

 

3)  Status fra kasserer: Indestående 5.201,82 kr.   73 medlemmer. OBS der er ikke opkrævet kontingent for 2021. Maiken skriver til Lone, hvornår vil skal sende opkrævninger ud.

 

4) Mulighed for at benytte Roskilde Bibliotek til foreningens møder, Paul har undersøgt sagen. Det kan lade sig gøre, men der er rift om den store sal. Det koster for en aften under 400 kr. Det er fine faciliteter. Kontaktpersonen er Sabina Faigh. På hverdagsaftener er prisen 185 kr pr. time. I weekenden er prisen 225 kr. pr. time.

 

5) Rabataftale med Spejdersport. Paul har været i kontakt med lederen af afdelingen i Roskilde Lennart, vi er velkomne til at komme og lave en aftale så vores medlemmer kan få 10% fast i rabat. Der til kommer nogle særligt aftener med 20% på alle varer. Vores rabat kode er ”Roskilde Pilgrimsforening”.

Vi har allerede en aftale med Eventyrsport på 10%. Vores rabatkode nr. er ”1185”.

 

6) På generalforsamlingen kom der et forslag til samarbejde med Danmarks Naturfredningsforenings lokalafdeling. Paul har taget kontakt til Vibe Andreasson. På baggrund heraf tager Paul kontakt til Bjørn Petersen, som er formand i Naturfredningsforeningens Roskilde afdeling, om muligheden for at afholde et fælles foredrag.

 

7) Har vi behov for forretningsorden? Paul havde ønsket punktet på dagsordenen. Det blev besluttet at lave en Vedtægtsgennemgang. Hvor der bl.a vil blive set på foreningens formål. Samtidig vil vi forsøge os med en forretningsorden for bestyrelsens arbejde. Der blev nedsat et underudvalg til at arbejde med begge emner med følgende deltagere Paul, Tom og Niels Bundsgaard. Tom tager kontakt til Niels.

 

At have en forretningsorden vil være en god praktisk rettesnor at lede foreningen efter. Samme gruppe som ovenfor løfter denne opgave.

 

8) Samarbejde med Domkirken om kirkevandringer. Vi har indgået et samarbejde med Domkirken om 4 årlige kirkevandringer. Paul er kontaktperson mellem Domkirken og Pilgrimsforeningen.

Der skal helst langtidsplanlægges, så vi undgår, at der er flere aktiviteter umiddelbart efter hinanden.

 

9) Himmelske Dage 2022 afholdes 26-29 maj. Der er nedsat10 arbejdsgrupper. Paul er med i gruppen Kirke, ånd og krop. De håber at få rådighed over Areopagos-katedralen tidligere kendt som Stilhedens katedral. Den planlægges opstillet ved Sct. Hans have.

Aktiviteterne foregår flere steder i og omkring byen. Paul spurgte, om det kunne det være en opgave for Roskilde Pilgrimsforening, at stille med et antal guider, der kunne hjælpe de mange gæster rundt fx fra Domkirken til Sct. Hans have. Tom og Karin er positive over for ideen. Karin er med i gruppen ”Natur”, hvor der også arbejdes med en række aktiviteter, bl.a guidede ture på vores kirkegårde.

 

10) Tom og Maiken har udarbejdet et brev, der opfordrer medlemmerne til mere aktiv deltagelse i planlægning og afholdelse af arrangementer. Tom har sammen med sin datter udarbejdet et fint spørgeskema, er afprøvet af 2 personer. Så det kan sendes ud snarest. Maiken sender det ud med en svarfrist på 10 dage. Det er meget spændende at se, hvordan det bliver modtaget af medlemmerne.

 

11) På sidste bestyrelsesmøde blev det besluttet, at Tom og Maiken skulle komme med et oplæg til

Udnævnelse af æresmedlemmer. Der blev rettet et par ting og derefter blev forslaget vedtaget. Se bilaget efter dette referat.

 

12) Evaluering af arrangementer siden sidst:

 

Tour de 7 Kilder, 4 Kirker, 4 Kirkegårde og en Kongeborg. Afholdt 27. marts, vellykket tur med 28 deltagere, efterfølgende var der kaffe på torvet.

 

17.april ”Granskoven” med Niels Bundsgård en rigtig god tur, mange gode smagsprøver. Vi var en tur i Skodsborg.

 

13) Kommende arrangementer: Der er fin tilmelding til Niels Heibergs Forårsvandring lørdag den 8. maj. Karin undersøger om det kan lade sig gøre at låne konventgården.

 

Årets første Kirkevandring 9. maj har allerede over 40 tilmeldte. Paul arr. kaffe i Sct. Have, når der er overblik over, hvor mange der vil deltage i kaffen.

Sct. Hansvandringen blev planlagt til 19. juni. Tom har planlagt følgende: Mødes ved Domkirken, langs strandkanten mod Frederiksborgvej indledningsvis. Herefter op ad “Galgebakken” og igen videre langs strandkanten mod Veddelev – herefter Veddelev Havn, den gamle Militære Skydebane, fugletårnet syd for Risø, Himmelev Skov – og grusgrav og der fra retur til Domkirken. Der vil blive fælles spisning efterfølgende.

Fra 27 – 30. august afholder Paul Kofoed tur til Bornholm.

 

Kirkevandring 5. september.

 

Generalforsamling 8. september kl. 17.00 formøde kl. 18 møde start. Paul Kofoed vil undersøge, hvor det vil være godt af afholde generalforsamlingen evt. Biblioteket.

 

Høstvandring 11. september.

 

Kirkevandring 31.oktober.

 

Adventsvandring 27. november kort tur med Gløgg afslutning.

 

Karin forslår, at Elizabeth Knox- Sehts både fortæller om sin bog, men også om sin pilgrimsvandring på (vist nok) en eller flere af Shetlandsøerne. Det handler bl.a om den særlige Keltiske spiritualitet. Paul tager kontakt om et foredrag i efteråret.

 

Tidligere var det normen, at der blev valgt en referent ved starten af alle vandringer. Disse beskrivelser og fotos, blev udgivet i nyhedsbreve og langt på hjemmesiden. Det er desværre nærmest gået i glemmebogen. Derfor:

 

Vi opfordrer vores medlemmer til at skrive en kort beskrivelse af vores ture gerne ledsaget af fotos. Hvem skal have ansvaret for at udvælge et medlem, der skal tage opgaven. Det er lederen af turen der har ansvaret.

 

14) Facebook alle arr. bliver opslået på Facebook. Bestyrelsen opfordrer medlemmerne til at være mere aktive i forbindelse med vores facebookside. Det er jo netop en af de gode sider ved Facebook, at alle kan gå ind og give deres besyv med.

 

15) Hjemmesiden. Alle arr. bliver slået op på hjemmesiden. Fremover skal referater fra bestyrelsesmøder ligge på Hjemmesiden.

 

Det er ikke så nemt at ændre hjemmesidens opsætning, der til kræves der kendskab til WordPress. Kan vi bruge lidt penge til at købe lidt hjælp? Det blev der givet tilsagn om.

Karin kontakter Henny Mortensen, hun har mange ideer og har tidligere arbejdet med medier. Det ville være rart, hvis et medlem, som har tiden til det, tog sig af hjemmesiden.

Vi opfordrer til stadighed vores medlemmer til at komme med input til Nyhedsbrevet.

 

16) Nyhedsbrev. Det er nogle gode og informative nyhedsbreve. Men vi opfordrer til stadighed vores medlemmer om at komme med historier og ideer som kunne gøre nyhedsbrevene endnu bedre.

 

17) Næste møde finder sted torsdag den 1. juli kl. 14.00 Der udsendes dagorden og oplysning om sted.

 

18)  Evt. Der var ingen punkter
Vedlagt bilag vedr. Retningslinjer for udnævelse af Æresmedlemmer

 

 

 

 

Retningslinjer for udnævnelse af Æresmedlemmer af Roskilde Pilgrimsforening

 

1 Som Æresmedlem kan udnævnes et medlem af Roskilde Pilgrimsforening, der gennem sit virke og engagement over en længere årrække vedholdende har gjort en særlig eller ekstraordinær frivillig indsats til gavn for Roskilde Pilgrimsforening.

 

2 Bestyrelsen beslutter suverænt, hvem der udnævnes til Æresmedlem. Beslutningen offentliggøres på foreningens årlige generalforsamling, efter at bestyrelsen har sikret sig, at pågældende vil tage imod hæderen.

 

3  Som nyt Æresmedlem modtager man ved udnævnelsen et særligt diplom og en gave.

 

4 Æresmedlemmer bibeholder samtlige medlemsrettigheder, men er kontingentfri fra og med det år, hvor udnævnelsen finder sted.

 

Vedtaget af bestyrelsen, den 5. maj 2021

 

Facebook Pilgrimsforeningen er kommet på sociale medier. Gå ind og se gode billeder. Bliv medlem af gruppen, giv liks, tip hinanden om gode muligheder for vandringer. Del det I bedst kan lide, så flere kan lære Roskilde Pilgrimsforening at kende.